Onderstaand artikel verscheen in Politiemagazine, najaar 2003.
Hoe ziet het politiebureau van de toekomst eruit? Flexibele werkplekken, verschillende interieursferen en zelfs thuiswerken? Interieurarchitect Erick Wuestman en Wim Elstgeest van politieregio Noord-Holland Noord filosoferen over dit onderwerp.
Erick Wuestman voorziet meer afwisseling in het interieur van toekomstige kantoren. Hij is interieurarchitect en als Senior Consultant verbonden aan FMH Facility Management, een bedrijf dat adviseert en opleidingen en trainingen verzorgt voor facilitair personeel. In de huidige kantoren is vaak weinig ruimte voor ontlading, vindt hij. 'Je bent met een opdracht bezig die voor een bepaalde tijd af moet zijn. Hoe dichter je naar dat tijdstip toekomt, hoe meer stress dat veroorzaakt. Die energie kan er niet uit, want je blijft achter je bureau zitten om die opdracht op tijd af te maken. Ruim voordat de opdracht is afgerond, vraagt dat normaal gesproken om ontlading in de vorm van beweging of desnoods een dansje. Mensen moeten zich kunnen ontspannen en een lichaam heeft behoefte aan beweging en afwisseling. Vaak is die mogelijkheid in een kantoor niet aanwezig.' De interieurarchitect van het kantoor van FMH Facility Management heeft zijn best gedaan om wel afwisseling aan te brengen. Veel verschillende kleuren en sferen. Een uitschieter is de ruimte voor de marketingmedewerkers. Binnen lijkt het op een Oosters paleisje, compleet met tapijten en kussens. Even verder, in de lunchroom, is een deel als ontmoetingsplaats ingericht. Hierbij gaan restaurantelementen samen met kantooractiviteiten. De ruimte wordt veel gebruikt om te vergaderen en overleg te voeren met klanten. In het kantoor ontbreken de sauna en fitnessruimte niet en boven op zolder is een stilteruimte te vinden. Wuestman: 'Er zijn hier genoeg manieren om je te ontspannen als je de wereld even achter je wilt laten.' In zijn werk als interieurarchitect gaat Wuestman uit van de biologische achtergrond van de mens. Hij verdeelt de hersenen onder in drie lagen. De oudste laag, het reptielenbrein, herbergt de pure basisinstincten zoals ademhaling en honger. Het zorgt ervoor dat een mens gezond blijft en overleeft. De latere ontwikkeling van de tweede hersenlaag, het zoogdierenbrein, stelt mensen in staat om samen te werken. Ze voelen de hiërarchie binnen groepen aan en de mens kan op allerlei manieren communiceren met soortgenoten. Wuestman geeft een voorbeeld van de invloed van de tweede laag op ons huidige gedrag: 'Als iemand iets verkoopt aan een ander dan ligt dat maar voor tien procent aan de inhoud van het verkoopverhaal. Veel belangrijker is dat het klikt tussen de verkoper en de klant.' De laatste hersenlaag, het mensenbrein, zorgt ervoor dat we problemen op een creatieve manier kunnen oplossen en dingen kunnen creëren. Als iemand in een vertrouwde omgeving bezig is met zijn werk, dan spreekt hij voornamelijk zijn mensenbrein aan. Dit brein krijgt een steeds belangrijkere functie omdat creërend werk belangrijker wordt. 'Maar', zegt Wuestman, 'als het leven spannend wordt dan komen het reptielen- en zoogdierenbrein om de hoek kijken. Als je ergens van schrikt, dan stopt de spijsvertering en wordt er adrenaline aangemaakt in je lijf. Het reptielenbrein heeft het dus overgenomen en staat klaar om zich te verdedigen. Voor je mensenbrein is geen energie meer over.' Deze reacties zijn in een normale kantoorsituatie natuurlijk niet te voorkomen. Wel kan men volgens Wuestman bij het ontwerpen van een interieur op verschillende manieren rekening houden met de werking van de drie breinen. Hij geeft hiervan een voorbeeld: 'Als je buiten op straat loopt dan komt het licht overdag van boven. In kantoren hangt echter vaak tl-verlichting aan het plafond, waardoor juist de vloer goed wordt verlicht. Dit geeft de indruk van een nachtomgeving. Als het licht vanaf het plafond weerkaatst, dan komt dat beter overeen met daglicht.'Een term die veel wordt gehoord als er over kantoorinrichting wordt gesproken, is de 'flexibele werkplek'. Recent is in Hoorn een politiebureau verbouwd, waarbij dit concept deels is toegepast. Waar voorheen iedere agent een eigen werkplek had, is er nu voor gekozen ze niet aan personen toe te wijzen. Wim Elstgeest is beleidsmedewerker onroerende zaken bij de politieregio Noord-Holland Noord. Hij vertelt: 'Vaste werkplekken zijn zonde, omdat de diensten van agenten zijn uitgesmeerd over vierentwintig uur per dag en zeven dagen per week.' In het bureau zijn voor een aantal functies uitzonderingen gemaakt. De wijkcoördinatoren hebben bijvoorbeeld een aparte ruimte, omdat ze vaak telefonisch de contacten moeten onderhouden met sleutelfiguren in hun wijk. Ook is er een apart kantoor voor de wijkteamchef, aangezien hij veel functionerings- en beoordelingsgesprekken voert met medewerkers. Elstgeest ziet niet veel verschillen tussen de aanpak in Hoorn waar deels gebruik is gemaakt van flexibele werkplekken en de keuze om het concept in een heel gebouw toe te passen. 'Voor ruimtes waar stilte noodzakelijk is, zijn aparte kantoren gemaakt en een andere ruimte van ruim 100 vierkante meter is voorzien van de flexibele werkplekken.' Elstgeest zet wel een kanttekening bij deze vorm van inrichting: 'In Limburg hebben ze het op een aantal bureau's ver doorgevoerd. Er is daar geen enkele koppeling tussen personen en werkplekken. Ik zie dit enigszins als een modeverschijnsel. Het ligt toch in de menselijke aard om een eigen hoekje te willen hebben.' Interieurarchitect Wuestman vindt niet dat flexibele werkplekken alleen op basis van efficiëntie moeten worden toegepast. 'Als kantoorruimtes grote delen van de dag niet worden gebruikt is het natuurlijk makkelijk om te zeggen: "Dat kan efficiënter. Laten we maar even met zeven mannetjes één bureau gaan gebruiken." Daar stinkt natuurlijk niemand in. Iedereen voelt dat er over zijn of haar rug wordt bezuinigd.' Een andere ontwikkeling is het telewerken, maar de politieorganisatie lijkt zich daar niet bij uitstek voor te lenen. Toch zijn er genoeg functies te bedenken binnen de politie waar minimaal een deel van de werkzaamheden thuis uitgevoerd kan worden. Ook binnen de politie werken tenslotte planners en beleidsmedewerkers. 'Leidinggevenden willen de mensen graag dichtbij zich hebben', stelt Elstgeest. 'Het speelt natuurlijk mee dat de politie een redelijk traditionele omgeving is, dus veranderingen gaan niet snel. Mogelijk dat er meer geëxperimenteerd gaat worden naarmate er meer jonge managers komen.' Alhoewel Wuestman telewerken een onomkeerbaar proces vindt, loopt het ook volgens hem nog niet erg soepel: 'Ik heb voor mijn werk allerlei thuiswerkplekken bezocht. Je wordt dan geconfronteerd met situaties waar je niet blij van wordt. Driehoogachter, waar de enige plek om een werkplek te creëren aan het voeteneind van het bed is. De ondersteuning vanuit bedrijven is nog niet optimaal. Nu is het vaak zo dat ze de arme sloeber een houten plank in de muur laat schroeven en dat betitelen als een werkplek.' Een risico van het thuiswerken is het verminderen van de betrokkenheid met het bedrijf. Bedrijven zien het vaak als de verantwoordelijkheid van de werknemer om betrokken te blijven. Steeds vaker wordt deze redenatie omgekeerd: de mensen op kantoor hebben de eindverantwoordelijkheid om iedereen bij de organisatie te betrekken. Wuestman: 'Je kunt bijvoorbeeld een vraag stellen via e-mail. Dan krijgt de thuiswerker het gevoel dat hij nodig is. Die vraag stelt misschien niet zoveel voor, maar het gevoel dat de thuiswerker er door krijgt wel.' Veel bedrijven kiezen voor een vorm, waarbij de werknemer twee dagen op kantoor is en drie dagen thuis werkt. De werknemer benut de twee dagen om collega's te ontmoeten en overleg te voeren. De kantoorfunctie verandert van werkplek in ontmoetingsplek. Vanuit de breinentheorie van Wuestman is alles terug te voeren naar vertrouwen en een veilige werkomgeving. Als een omgeving iemand geen enkele angst aanjaagt is de kans het grootst dat zijn of haar creativiteit naar boven komt. Het mensenbrein domineert. Daarnaast is het voor de lichamelijke gezondheid belangrijk dat mensen kunnen kiezen uit verschillende omgevingen in één kantoor. Het interieur moet de mensen als het ware uitdagen om gebruik te maken van de verschillende sferen. Wuestman: 'Je moet zorgen dat de mensen begrijpen waarom je kiest voor een bepaald interieur en het resultaat moet ook leuk zijn. Ik vind dit zo vanzelfsprekend dat ik me afvraag waarom het niet overal gebeurt.'