Onderstaand artikel verscheen in Facility Management Informatie, het tijdschrift van Facility Management Nederland, nummer 9 van 2002.
Wanneer men als facility manager te maken krijgt met huisvestingsvraagstukken, verlangt men uiteraard dat daarbij het verstand wordt gebruikt. En als professional op uw eigen vakgebied lijkt dat een vanzelfsprekendheid. Kijkt u echter om u heen dan zijn er genoeg professionals op allerlei vakgebieden die er niet in slagen om de zaken zo van de grond te krijgen dat zij er eervol op terug kunnen kijken. Is dat niet vreemd in een wereld waarin we denken allerlei items zo goed onder controle te hebben en de scorekaarten, metingen en accountantsverklaringen in stapels op het schap liggen?
Werkelijkheid
De doelgroep bij het realiseren van nieuwe huisvesting in de kantorenwereld bestaat uit mensen. Volbloed raspaarden, professionals getraind in het uitoefenen van hun specialiteiten, goedbetaald en een lust voor het oog als het om de potentiële (financiële) prestaties gaat. Je zet ze achter een bureau en hup... Of is de werkelijkheid toch anders? Komt men wel optimaal uit de verf? Verschijnt men getraind en wel aan de start of zit men ziek van de RSI thuis, dan wel gedeprimeerd in zijn of haar ARBO-goedgekeurde bureaustoel? En gaat men juichend in op de slimme plannen van de directie of is het eerder een sport om te kijken of die plannen juist onderuit gehaald kunnen worden? Uit uw eigen ervaring hebt u beslist zelf een beeld bij bovenstaande vragen. Speelt huisvesting hierbij een rol of vallen de prestaties van mensen binnen het vakgebied van de betere manager of goed gecoachte coach of anders dan toch zeker onder de verantwoording van de HRM afdeling? In mijn ogen is het minimaal een integraal samenspel tussen al deze spelers, maar de facilitaire dienst zou er wel eens een zwaarder stempel op kunnen drukken dan men zich van zichzelf bewust is.
Tertiaire arbeidsvoorwaarden
We zijn het er toch over eens dat de manier waarop mensen worden gefaciliteerd een rol speelt in hun prestaties? Bent u het ook met mij eens dat dit aanzienlijk zwaarwegender zou kunnen zijn dan het gewicht dat tertiaire arbeidsvoorwaarden of de hoogte van het salaris in de schaal leggen? Volgens sommigen dient het gegeven of iemand in de sport een winnaar wordt of niet voor zeker 40% te worden toegeschreven aan hoe hij of zij gefaciliteerd wordt. Denk daarbij aan voeding, massage, een goed bed, een juiste trainingsopbouw en een goede samenwerking binnen het team. Wat maakt nu dat men huisvesting al dan niet als een stimulerend middel ervaart? In mijn ogen heeft dat alles te maken met de aard van het beestje. De natuur van de mens, oftewel met "werkplek biologie". Ik heb het dan niet over microscopische beestjes in airco-kokers, maar over die grote slimme maar ook oh zo voorspelbare lobbessen op de werkvloer. De Homo Sapiëns, ook wel mens genoemd. Gewoon, u en ik en al die anderen die worden gevraagd dienstbaar te zijn in deze wereld. Wij lopen, zitten, staan of hangen in en om het kantoor gewoon zoogdieren te zijn en als het ons even niet meezit slaat onze stemming om en gedragen wij ons op reptielenniveau. En daarmee ben ik (eindelijk) aangekomen bij het onderwerp waar ik u iets meer over wil vertellen.
Werkomgeving
Als Office Consultant en Interieurarchitect houd ik mij bezig met het realiseren van stimulerende werkomgevingen. De afgelopen jaren gebruik ik daarbij als onderlegger het hierboven aangehaalde inzicht, namelijk dat wij als mensen worden geregeerd door onze bovenkamer op een manier die wij eigenlijk graag over het hoofd zien, maar waar wij niet zonder kunnen. Volgens wetenschappers en psychologen als Piet Vroon, Hans de Vries en vele anderen bestaat ons brein uit drie lagen die ik "op zijn amateurs" verderop in dit artikel aan u uit wil leggen. Wanneer ik uw aandacht nog een tijdje vast kan houden hoop ik u te hebben aangetoond dat we bij het faciliteren van deze zoogdieren in veel gevallen een iets andere weg moeten bewandelen dan we gewend zijn te doen. En daar hebben we meteen het belangrijkste pijnpunt bij de horens. Gewenning is een van onze beste eigenschappen maar meteen ook een van de vervelendste. Ik ben gewend veel en lekker te eten en kan mijzelf maar moeilijk dwingen al dat lekkers te laten staan. Ik weet ook dat ik eigenlijk meer zou moeten bewegen, maar gun mijzelf de tijd niet en zodra ik tijd zou kunnen hebben verzin ik een smoes om iets anders te gaan doen. Of ik vind dat ik het heb verdiend om even helemaal niets te doen. "Gebruik toch je verstand" hoor ik u al denken na het lezen van deze uiteenzetting. Maar, dat is wat ik doe en juist daarom gaat het mis. Het is namelijk logisch dat ik pas wanneer ik bij een arts zit uit te huilen, besef dat ik meer aan beweging zou moeten doen. Waarom dit logisch is hoop ik u nu uit te leggen.
Basisvaardigheden
Het verhaal over de breinen dus. Vanuit de evolutie of speciaal zo ontworpen door een hogere macht, blijken wij drie lagen in ons brein te hebben gekweekt die elk verschillende taken op zich hebben genomen. De meest basale en oudste is ons reptielenbrein. Daarin regelen wij onze spijsvertering, de aansturing van ledematen, reflexen en onder andere de seksuele driften. Dit gedeelte van het brein is gefocusd op het voortbestaan van ons als individu. Wij allen schrikken op een zelfde manier. U misschien van een olifant en ik van een muis, maar in beide gevallen deinzen we achteruit, beginnen te zweten en voelen ons bloed sneller stromen. Klaar om te vluchten of aan te vallen. Dit stuk brein is zeer daadkrachtig. Type "niet lullen maar pellen". Rechtlijnig en kort door de bocht. Hete kachel, terugtrekken die handen. Deze manier van handelen is zeer succesvol, anders hadden wij het als type dier immers geen miljoenen jaren overleefd. Dit soort "basisvaardigheden" blijken bij kikkers net zo succesvol te zijn. Zij wijken niet zo erg veel af van onze mogelijkheden op dat niveau.
Een tijd verder in de evolutie hebben wij ons het zoogdierverstand eigen gemaakt. Om in grotere groepen te kunnen leven zijn sociale vaardigheden nodig gebleken, vandaar de extra mogelijkheden die een zoogdierenbrein toevoegt aan het arsenaal van de reptielen. Met ons zoogdierenbrein regelen wij het voortbestaan van onze soort. Items als lichaamstaal horen hier thuis en een gevoel van veiligheid wordt zeer gewaardeerd. Kan ik met iemand door één deur? Zit men niet aan mijn stoelpoten te zagen? Durf ik te zeggen wat ik er echt van vind? Kan ik ongeremd mijn gang gaan of moet ik overal verantwoording over afleggen? Mag ik zelf mijn raam open zetten of krijg ik dan door de benen? De beleving rond dit soort items wordt gecoördineerd vanuit dit deel van onze hersenen. Is "de kust veilig" dan ontspant ons zoogdier. In onduidelijke situaties blijft het alert en wanneer er gevaar dreigt dan neemt ons Zoogdier- of Reptielenniveau het roer acuut over.
Mensenverstand
Voor de mens bleek ook spreken een noodzaak. Men denkt dat dit komt omdat wij als holbewoner veel in het donker zaten en daardoor meer met geluid zijn gaan doen. Taal vraagt nogal wat "gezond verstand", vandaar dat we er nog een extra stuk verstand bij hebben leren maken. Deze recentste aanwinst is heel flexibel in zijn mogelijkheden. Plannen maken, strategieën bedenken, vreemde talen leren, raadsels oplossen, Rembrand waarderen en geschiedenis bestuderen doen we met ons mensenverstand. Wij worden door onze opdrachtgevers ingehuurd om op een creatieve manier binnen bepaalde budgetten oplossingen te bedenken. Dat doen we dus allemaal met ons mensenverstand, in vakkringen de Neocortex genoemd. Ik leg u dit uit omdat het boeiende aan mensen is dat deze drie breinonderdelen het lang niet altijd met elkaar eens zijn. En het leukste is dat de oudste delen het meest dominant zijn en daarbij ook nog het minst flexibel. Neem het voorbeeld van de hete kachel. Ons reptiel trekt in een reflex zijn handen terug, zonder op te letten of er toevallig net een ober met een vol dienblad langs komt. "Kijk toch uit, gebruik toch je verstand". En een mooi verhaal tijdens een presentatie stopt abrupt wanneer er per ongeluk iemand op mijn tenen gaat staan (letterlijk of figuurlijk). En ook wanneer er een sirene voorbij komt trekt dit onze aandacht. Blijkbaar is er brand en dat moeten we eerst onderzoeken. Pas daarna zullen we kijken of we de draad van de spreker nog weer kunnen en willen oppakken. Overleven van de individu komt immers op de eerste plaats. De oplettende lezer heeft inmiddels wellicht ook de link gelegd naar de Pyramide van Maslov waarvan de theorie in veel opzichten strookt met de inzichten die uit dit breinenverhaal naar voren komen. Basisbehoeften eerst en daarna komt pas de groei.
Werkdruk en deadline
Zo werkt het ook bij andere problematieken, zoals werkdruk en deadlines. Door de spanning van de naderende deadline ervaart mijn zoogdier angstsignalen. Deze stuurt een extra portie hormonen de steigers op en begint mijn spieren op te pompen. Maar in plaats van vluchten of minimaal met grote stappen door het kantoor te mogen bomen wordt de gemiddelde werknemer/ster gedwongen in zijn of haar imposante NEN 1812 bureaustoel te blijven zitten om net zo lang op de vierkante centimeter met zijn of haar muis te sturen tot men met een gerust hart het artikel of andere product durft over te dragen. Stel je zo 'n opgeblazen bodybuilder voor die geen kant op kan met zijn adrenaline. Geen wonder dat men (in Europa) heeft geconstateerd dat werkdruk en met name onbegrip van hogerhand een belangrijkere bron is voor RSI-problemen dan een verkeerde ergonomische (zit)houding. En dat terwijl niet bewegen toch al meer belastend is dan wel bewegen. Neem het voorbeeld van de step. Niet het lopende been maar het stilstaande been gaat het eerst mopperen en vraagt om afwisseling.
Uit datzelfde onderzoek is buiten Europa gebleken dat slecht zitten ook wel slecht is, maar binnen de Europese grenzen zit een ieder er over het algemeen zo warmpjes bij dat van slechte werkplekken eigenlijk geen sprake meer is en dan speelt als indicatie dus de breinenruzie de belangrijkste rol. Veel van de acties die het zoogdierbrein op touw zet zijn dus in onze huidige maatschappij en huidige tijd contraproductief. We zullen het er echter mee moeten doen en dus moeten we er rekening mee houden. Zowel als gebruiker, maar natuurlijk ook als adviseur, ontwerper en facilitymanager. Of het nu om de pragmatische invulling gaat of om strategische keuzes die moeten worden gemaakt.
Meer bewegen
Zo zijn we dus via het breineninzicht toch bij huisvesting aangekomen. Aangezien werkdruk niet is te voorkomen zullen we iets anders moeten doen om met de spiertonus in het reine te komen. Meer bewegen op kantoor. En dus niet door daarvoor regels op te stellen, want welk reptiel trekt zich nu iets van regels aan? Stimuleren, daar kunnen we wat mee. Op dwang reageren we wel, maar alleen als het zo drastisch is dat ons voortbestaan in het geding komt. Daarom is stoppen met roken na een hartaanval blijkbaar minder moeilijk dan daarvoor. Ons reptiel is verslaafd aan nicotine of wat dan ook en wil absoluut niet zonder dat bepaalde voor zijn gevoel oh zo belangrijke product. Dat een docent op school heeft uitgelegd waarom de consumptie ervan zo ongezond is doet er niet toe. Deze goedbedoelde onderwijsboodschap voor ons mensenverstand is voor ons reptiel compleet niet belangrijk. Pas wanneer alle lagen van onze bovenkamerbevolking ervan doordrongen worden dat er echt een probleem schijnt te zijn wordt het mogelijk om onze ingesleten gewoonte te veranderen. Kortom: elk probleem moet worden behandeld op het breinniveau waarop het speelt.
Hiermee zijn we weer terug bij "gewoonte en gewenning". De lastig aan te pakken eigenschappen waar we ons verstand aan de andere kant zo dankbaar voor moeten zijn. Zonder gewenning kunnen we niet leren "automatiseren" en zouden we nooit auto kunnen rijden en telefoneren of kletsen op dat zelfde moment. Het leuke van ons verstand is namelijk dat we de automatische piloot aan kunnen zetten (ons zoogdierverstand, met zijn aangeleerde kunstjes) om tegelijkertijd meerdere dingen uit te kunnen voeren. Dezelfde vermogens om soepel te kunnen functioneren (ons gezonde verstand dus) zitten ons in de weg wanneer we onze intuïtie of creativiteit willen aanwenden in spannende situaties. Immers, bij spanning gaat het alarm af en neemt ons zoogdier of reptiel het over. Onmiddellijk gaat ons mensenverstand in de wacht en wordt bevroren, waarna we terugvallen op de intellectuele vermogens van ons zoogdier. En ons zoogdier kan net als onze hond alleen instinctmatig handelen of repeterende werkzaamheden verrichten. Lange termijn strategieën gaan mee de ijskast in. Overleven, ten koste van alles en iedereen. Denk maar aan de effecten van de aanslagen op 11 september en er ligt weer een bewijs op tafel van onze onmacht om creatief en scheppend te kunnen denken op spannende momenten.
Tussen de oren
Mocht ik van de redactie nogmaals de kans krijgen u een verhaal voor te schotelen dan ga ik graag in op de noodzaak voor mensen en organisaties om vooral creatief te zijn. Nu voert dat te ver. Wel wordt het tijd u een aantal verbanden te tonen tussen de rol van huisvesting en het stimuleren van de medewerkers/sters in een werkomgeving, rekening houdend met datgene wat er zich "tussen de oren" dus blijkbaar afspeelt.
Een goed voorbeeld is verlichting. Vrijwel overal passen we directe verlichting van TL-armaturen toe die uit het plafond omlaag schijnen. Het resultaat is een relatief donker plafond en een aangelichte vloer. Dit is de situatie zoals we die als oermens kennen van de avond en de nacht. Dus wat doen we? We sturen 's morgens bij mooi weer onze medewerkers een kantoor in waar de sfeer hangt van de avond en vervolgens vragen we ons af hoe het komt dat het bioritme in de war raakt en de prestaties tegenvallen of waarom mensen oververmoeid raken terwijl ze in de nacht de slaap niet meer weten te vatten. Een van de vele andere sprekende voorbeelden is de vergadersetting. Zet een bazige baas aan het hoofd van de tafel, laat die drie maal grommen en ga je dan afvragen waarom er altijd zo weinig uit die bijeenkomsten komt. Vervolgens blijkt telkens weer dat de feitelijke beslissingen aan de bar worden genomen. Zet dat af tegen een informele ontmoeting aan een sta-tafel in een koffie hoekje en je verbaast je niet eens meer over het gegeven dat hij en zij daar wel zij aan zij willen staan, daar waar ze zittend zo hun best doen om toch maar vooral een forse afstand te bewaren tussen de luxe directie fauteuils die zo lekker veel status geven. In zulke stoelen kom je nooit nader tot elkaar. Natuurlijk valt dit allemaal reuze mee zolang alles in harmonie verloopt, maar juist daar waar men geen oog heeft voor de behoeftes van de zoogdieren op de loonlijst is er helaas vaak weinig sprake van die zo gewenste en noodzakelijke harmonie.
Emotionele ergonomie
Ik gebruik om dit hele aandachtsgebied af te dekken de term "Emotionele Ergonomie". Samenvattend wil "Emotionele Ergonomie" oftewel "je verstand gebruiken in huisvesting" dus zeggen, zorgen voor een veilige omgeving die mensen gezond houdt en hen stimuleert om creatief te kunnen en durven zijn. En stimulerend om regelmatig van werkhouding en wellicht van werklocatie te veranderen. Vanuit de "Emotionele Ergonomie" bezien zijn mogelijkheden als Activiteiten Gerelateerde Werkomgevingen en sommige andere varianten die te boek staan als "kantoorinnovatie" zeer geschikt als zoogdiervriendelijke omgeving. Mits men natuurlijk voldoende draagvlak (acceptatie van veranderingen door het zoogdier in ons) heeft ontwikkeld en bedenkers, leidinggevenden en gebruikers samen de juiste wegen bewandelen waardoor we ons reptiel en zoogdier de rust geven zich terug te trekken en zij van de "gevaar" knop afblijven.
Hopelijk heb ik u op deze manier ook leren inzien dat bijvoorbeeld "flexen" door het verplicht stellen van het delen van gewone werkplekken, zonder verdere uitleg, respect of andere voorbeelden van onderling vertrouwen, slechts in zeer incidentele gevallen succesvol kunnen zijn. Mensen die goed om kunnen gaan met dit soort "flexen" veronachtzamen misschien zelfs hun zoogdier en reptiel en wie weet welk een probleem zij (en de organisatie) daar op den duur van blijken te ondervinden.
Erick Wuestman
Erick Wuestman is als senior consultant en interieurarchitect werkzaam bij FMH. Daarnaast geeft hij les aan de kantoor- en projectinrichtersopleiding van de OVD in Ede en is als grondlegger betrokken bij de "Adaptive Office" filosofie van Markant Office Furniture in Zeist.